Wat is ongeoorloofd verzuim
Er is sprake van ongeoorloofd verzuim als een medewerker zonder toestemming of geldige reden niet of niet op tijd op het werk aanwezig is. Er kunnen allerlei omstandigheden zijn waarom het niet mogelijk is om op het werk aanwezig te zijn. Als er echter geen toestemming is gegeven om te verzuimen houdt de medewerker zich niet aan de afspraken van de arbeidsovereenkomst en is iemand ongeoorloofd afwezig.
Wat zijn de gevolgen van ongeoorloofd verzuim
Ongeoorloofd verzuim kan een waarschuwing, loonsanctie of zelfs ontslag voor de medewerker tot gevolg hebben, maar dan moet wel duidelijk zijn dat er sprake is van verwijtbaar gedrag. Er kan natuurlijk ook sprake zijn van een noodsituatie waardoor de medewerker niet in staat is om tijdig contact op te nemen met de werkgever. Wees dus altijd onbevooroordeeld in je eerste contact anders kan de situatie onnodig escaleren.
Ongeoorloofd verzuim binnen je organisatie moet je zien te voorkomen. Als ongeoorloofd verzuim geen consequenties heeft doet dit afbreuk aan de motivatie van de andere medewerkers die wel altijd op tijd aanwezig zijn en nauwelijks verzuimen en dan ligt het gevaar van kopieergedrag op de loer. Transparantie en duidelijkheid rond verzuim wordt gewaardeerd.
Ongeoorloofd verzuim brengt kosten voor de organisatie met zich mee. De kosten van gemiste arbeidsuren, eventuele vervanging en de tijd die wordt geïnvesteerd in het contact met de medewerker.
Hoe voorkom je ongeoorloofd verzuim
Het is belangrijk om als organisatie over een duidelijk verzuimbeleid te beschikken, als onderdeel van de arbeidsovereenkomst, de gedragscode of het bedrijfsreglement. Zorgt dat de medewerkers dit kennen en ook voor getekend hebben.
In het verzuimbeleid wordt vastgelegd hoe een verzoek tot afwezigheid moet worden ingediend en hoe er met de verschillende vormen van verzuim wordt omgegaan. Er staat bijvoorbeeld in vastgelegd met wie de medewerker contact moet opnemen ingeval van een ziekteverzuimmelding en hoelang voor aanvang van de werktijd. Maar er kan ook in worden vastgelegd hoe de organisatie omgaat met afwezigheid van de medewerker zonder bericht. Bijvoorbeeld twee keer een schriftelijke waarschuwing en bij de derde keer een loonsanctie.
Zorg daarnaast dat er bij verzuim altijd gevraagd wordt naar documenten die de rechtmatigheid van het verzuim bewijzen. Op deze manier kan verzuim op een eerlijke en transparante manier voor de hele organisatie gelijk worden behandeld en dat voorkomt misbruik.
Als iemand verzuimt wegens ziekte dan zal de bewijslast van de arbodienst moeten komen. Je kunt in het meldingsgesprek vragen hoe lang de medewerker afwezig denkt te zijn en of het ziekteverzuim het gevolg is van het werk. Aan de hand van de verzuimmelding kan de werkgever bepalen of en op welke termijn de medewerker door de arbodienst wordt opgeroepen voor een verzuimgesprek.
Ga het gesprek aan over de oorzaak van ongeoorloofd verzuim
Als iemand ongeoorloofd verzuimt kan dit verschillende oorzaken hebben. De oorzaak kan zowel liggen in het werk als privé. Dat een medewerker zonder geldige reden niet op het werk aanwezig is zou allereerst een reden tot zorg moeten zijn die verder moeten worden onderzocht.
Een noodgeval kan voorkomen. Maar als er geen sprake is van een noodgeval maar de medewerker afwezig is zonder bericht kan er ook sprake zijn van angst, schaamte of problemen in de motivatie.
Ga bij ongeoorloofd verzuim dus altijd eerst een persoonlijk gesprek aan met de medewerker alvorens over te gaan tot rechtspositionele maatregelen. Dat geeft zicht op mogelijke oplossingen en voorkomt verdere escalatie en een arbeidsconflict.
